Cuando parece que todo va mal

Hoy éste post será un poco diferente a lo he venido escribiendo y tiene un tono más personal, he tenido muchas señales de que debo de escribir sobre esto o voy a explotar.

Siempre he sido de la idea de crear comunidades, imagínense si todos los días fuéramos tan solidarios como cuando hay una desgracia, si día con día hiciéramos lo imposible por mejorar el día de una persona, si nos acercáramos a preguntar si está bien alguien que está llorando sola en la calle. Si tuviéramos la empatía a flor de piel, como cuando sucedió el pasado temblor, que nos desbordamos en ayuda para el prójimo, si pusiéramos nuestro grano de arena, tal vez no para cambiar el mundo, ni el país, pero si nuestra comunidad, nuestra familia, lo que está en nuestras manos, ¿qué no sería de este hermoso país?

Crear comunidad, ese debe de ser el objetivo de un administrador y defenderé ese punto hasta más no poder, el mundo ya está muy lleno de peleas, de apatía, de juicios y demandas, echar pleito es mucho más fácil que resolverlo, lo nuestro es más humano que administrativo, legal y contable.

¿Por qué toda esta introducción?

Porque los administradores tenemos también problemas familiares, hijos, padres y a los condóminos a veces se les olvida, muchas veces damos mucho más de lo que tenemos o podemos dar, ese es nuestro error, pero lo hacemos para que ellos estén bien “para que no se quejen” poniéndonos muchas veces en peligro sin pensarlo, dejando nuestros propios intereses, familia, amigos, diversión, etc. Y aun así sentimos que nunca es suficiente, nunca están felices.

Pero es un reto y nos gusta tanto que todo funcione como un reloj, que no tomamos conciencia de lo que estamos perdiendo en el trayecto, ¿y ahora me pregunto, vale la pena?

Hace 5 años tuve un dolor en la parte inferior derecha del abdomen, pero tenía un problema muy grande que resolver en un condominio así que todo el día estuve subiendo y bajando escaleras por la noche terminé en urgencias por el dolor, estuve a punto de tener peritonitis, aún en el hospital me llamaban los condóminos y no para preguntar por mi salud, obviamente.

Desde hace tres años deje de administrar y desde hace uno me dedique solo a consultoría hasta que pasó…

El 30 de mayo mi padre inicio un tratamiento de 37 radioterapias por cáncer de próstata, un cáncer agresivo, yo quería ayudar, estar ahí, lo que más le preocupaba al irse eran sus 5 perritos Lili, una perrita que traje de Michoacán de unos 10 años, Flon también de 10 años mi papá la adoptó de una veterinaria, fue amor  a primera vista, Mini y Vani por siempre las consentidas, pero más Mini que se sube al hombro de mi papá como loro a un pirata, son hijas de Flon que nacieron en la casa, mi mamá las ayudo a nacer, y Tango el más pequeño y único que no es Chihuahueño, aman a mi papá como solo un perro sabe hacerlo,  mi papá tenía que irse a otro  estado de la república a tomar los tratamientos.

Decidí irme mes y medio a estar en su casa, cuidar a sus perros y atender el negocio de mi mamá, justo el 3 de junio que iba por las llaves y a dejar todo listo, sufrí una caída que terminó siendo fractura de peroné, tibia y ligamento deltoideo, ya no pude ayudar, tampoco pude ver a mi papá en todo su tratamiento, nos escribíamos cuando podía tener el celular en el cuarto del hospital, me decía que estaba muy cansado y que ya no quería seguir, mi corazón se rompía cada vez, nunca creí escuchar a mi papá, mi héroe, mi fortaleza, derrumbarse de esa manera, cada día le escribía, “Papi, solo por hoy, un día a la vez, solo será un mal año, tienes que repartir tus chocolates”

Mi papá termino su tratamiento, el 25 de julio era la última cita con el doctor, Vani murió, un día antes.

Ya estando en su casa, por fin pudimos vernos, fue una travesía de casi dos horas y en silla de ruedas, comimos juntos, reímos mucho, yo soy la menor de tres hermanas y soy la más parecida a mi papá, los dos tenemos una relación algo especial.

Estando ahí me contaron que el último día de tratamiento de los pacientes oncológicos reparten chocolates a los demás pacientes y todos lo despiden, mi papá dio unas medallas de chocolate a todos los pacientes, el técnico salió a informar que ese día terminaba el tratamiento una persona muy especial pues siempre fue con la mejor actitud, haciendo bromas, sonriendo, tratando siempre de no dejarse caer y hacer sentir bien a los demás, ese es mi papá.

Al segundo día de estar mi papá ya en casa Mini murió, simplemente dejaron de comer, no estaban enfermas, las llevaron al veterinario y solo estaban estresadas, básicamente, murieron de tristeza. Flon y Lili también siguen mal.

Hoy a dos meses de que pasó todo esto, mi papá está recuperando fuerzas y ya regresó a su trabajo, el próximo mes tendremos noticias si el cáncer se fue, yo sigo sin poder caminar, aún tengo un clavo que espero me quiten el 29 de éste mes.

En fin, la vida puede cambiar de un día para el otro, en un segundo, tal vez estamos pasando por situaciones muy difíciles, pero hoy estamos vivos y solo por eso hay esperanza y debemos estar agradecidos, de que solo por hoy podemos decir “te amo”, abrazar, sonreír, mañana quien sabe.

Y justo nos daremos cuenta que vivir en conflicto no vale la pena, si no te gusta tú trabajo, renuncia, si no te gusta la persona con la que estás, déjala, si no te gusta tú situación, cambia, pero por favor, sé feliz la mayor parte del día.

Debemos trabajar dejando huella, dejar en mejores condiciones los lugares en los que estamos, dejar una semilla en cada persona que conocemos, ser recordados con cariño, al menos esa es mi meta en la vida. No es fácil y seguro no llevo ni el 5% logrado, pero esa es la motivación que me llevó a empezar de nuevo a administrar.

Así que sí, sí vale la pena cuando hay motivación.

Elaborando El Proyecto De Presupuesto

La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Comité de vigilancia o mesa directiva, que a su vez será presentado a la Asamblea General de Condóminos.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este proyecto de presupuesto y servirá para fijar las «Cuotas de Administración y Mantenimiento»

Para empezar:

En el Presupuesto deben incluirse partidas o «Rubros» destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá el condominio. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento, mantenimiento y agrupan «rubros» como Contabilidad, Vigilancia, limpieza, Mantenimiento, Servicios públicos, Suministros, etc. También es importante considerar un porcentaje de morosidad que bien puede recuperarse.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como «Costos Fijos».

Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Luminarias, etc.) Reparaciones Varias, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son «Costos Variables», y su cálculo es un algo más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas del condominio, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el «Estado de Resultados» y en la «Ejecución Presupuestal». Una vez que conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.

Consejos:

  1. No infle su presupuesto

En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades del condominio, algunos administradores (Incluyendo al Consejo o comité) pueden caer en el error de elaborar presupuestos «Inflados» o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de mantenimiento, y generan inconformismo entre los condóminos. Debe tenerse en cuenta que los condominios son entidades «Sin ánimo de Lucro» y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Teniendo el Fondo de Reserva  puede usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como «Imprevistos», que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

  1. Tampoco es bueno quedarse corto

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o «político», podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará al condominio indefenso ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en el condominio, equipos y demás bienes, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.

Recuerde:

*El condominio debe tener un seguro: En la actualidad se consiguen pólizas que cubren incendio, terremoto, conmoción civil, asonada, explosión, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas pólizas integrales diseñadas especialmente para los condominios, con precios módicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto.

*No trate de economizar contratando empresas piratas: Además del riesgo que eso siempre ha representado, investigue con la en la SSP  la empresa de Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia, pida a las empresas los documentos de registro patronal, visite sus oficinas, conozca al dueño etc.

*La  «Los Morosos» pueden acabar con las buenas intenciones de cualquier administración y convertirse en un grave problema si se deja avanzar. Es mejor pagar un poco más por una Administración profesional, que pueda ofrecer asesoría jurídica, contable, acceso a las bases de datos (estados de cuenta de condóminos y del condominio), y que no tenga compromisos con ninguno de los residentes, que pretender ahorrar delegando la administración en empíricos o en residentes que seguramente tendrán graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.

Al  presentar el Proyecto de Presupuesto

Usted seguramente encontrará resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos, poco sólidos y a veces francamente infantiles, como este:

«Por qué en el Edificio «XXX», donde vive mi madre, (o Hermana, Tío, Amigo, etc) pagan Muchíisiiiisimo menos administración que aquí, siendo que el conjunto es muchísimo más grande que éste» ???? !!!!!!

Para enfrentar estas situaciones, sea didáctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea, (Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no dudamos) posiblemente deje sin «argumentos» a la oposición.

(Si a pesar de ello algún despistado le hace la pregunta anterior, tómese otros minutos para recordarle que el edificio «XXX» donde vive la madre, (Hermana, tío, Amigo, etc) tiene 400 departamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporción «ligeramente» diferente. Recuérdele además, que el Edificio «XXX» no tiene ni piscina, ni vapor, ni ascensores, ni salón de fiestas, y que está ubicado en una zona no alta. Al final, después de la reunión, trate de platicar con él en aras de la buena convivencia….)

Le recomiendo que en la asamblea donde vaya a discutir y autorizar el presupuesto lo anexe en la convocatoria y se entregue (Quince días antes de su realización) y acompáñelo con información suficiente, como unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su comprensión y análisis así reducirá el tiempo de debate en la reunión.

Mucho éxito!

LDPCDF* (Ley De Propiedad En Condominio De Inmuebles Para El Distrito Federal)